La multinacional española Simon acaba de concluir el proyecto de migración de sus sistemas de gestión a cloud. La modalidad elegida ha sido la nube pública y, concretamente, la plataforma AWS (Amazon Web Services), que ha sido la base de un proyecto en el que ha estado acompañada por Linke, referente en servicios de consultoría SAP en este entorno.

En sus más de 100 años en el mercado, Simon siempre ha creído en una combinación de visión y trabajo para crear experiencias para sus clientes y, para ello, ha apostado por la innovación y la tecnología. Por eso, la compañía adoptó hace ya más de una década una estrategia de transformación digital constante, que le ha permitido avanzar en su negocio tradicional y en nuevos productos y servicios, basados en Internet de las Cosas (IoT, en sus siglas inglesas), para digitalizar los espacios e instalaciones.

En ese tiempo, como explica David Xicota, CIO de la compañía, “el departamento de TI ha pasado de ser un área de soporte a ser una parte activa del negocio para la flexibilidad y la agilidad que precisa la compañía con el fin de responder a los cambios del mercado”. El último de los proyectos llevados a cabo en este contexto de digitalización ha sido la renovación de su infraestructura tecnológica. En 2019, Simon gestionaba sus operaciones con un sistema ERP de SAP en sus propias instalaciones (on-premise), y ante la posible adopción de SAP S/4HANA, realizó un análisis de los costes y beneficios de preparar esa migración en su entorno on-premise, en cloud privada o en pública. Esta última fue la opción elegida y consensuada por la dirección de Simon, el CIO y su jefe tecnológico (CTO), David Cepa, porque “no solo queríamos que permitiese alojar y mantener el ERP de SAP, sino poder extender posteriormente una capa de servicios en torno a la plataforma”.

Entre las opciones evaluadas, se eligió la plataforma de AWS y a Linke como socio tecnológico encargado de asesorar y conducir la migración de los entornos de producción, desarrollo y calidad del sistema ERP y otros sistemas SAP importantes, como Content Server, solución para almacenar los documentos electrónicos en cualquier formato, o Solution Manager (SolMan), para monitorizar y mantener correctamente todos los sistemas.

Beneficios

Simon ya ha percibido una serie de mejoras significativas. De media, el rendimiento del sistema se ha multiplicado por 4 en todas las áreas e, incluso, en algunas transacciones se ha multiplicado por 17. Con estos incrementos, las mejoras de productividad son evidentes, sobre todo en los departamentos que más trabajan con SAP en su día a día, como el departamento financiero o el departamento de marketing entre otros.

También, como apunta David Cepa, se observan mejoras en la navegación y acceso al sistema, ya que “los tiempos de acceso han mejorado muchísimo en todas las sedes”. Además, ahora se está trabajando en afinar aún más la creación y destrucción de entornos según el uso, así como en añadir más capacidad de cálculo para realizar algunos procesos con mayor rapidez. “Esperamos mantener la arquitectura actualizada de manera más ágil, hacer integraciones con otros sistemas de manera mucho más rápida y, sobre todo, facilitar las implantaciones en otras filiales”, añade el CTO.

La intención de la compañía es también empezar a aprovechar otros servicios de AWS para automatizar procesos de SAP y conseguir analizar los datos del ERP en un tiempo mucho más reducido. “Ahora podemos ser más eficientes en los procesos y aplicar, por ejemplo, parámetros de medidas en los centros de fabricación en función de la producción, para valorar tiempo/costes mediante servicios en la nube de AWS”, continúa Cepa.

Este ha sido otro importante paso para la organización y, según David Xicota, “nuestro futuro pasa por migrar muchas más soluciones a la nube y sacar partido del potencial que ahora tenemos de integrar nuestro ERP con más servicios SaaS”. Al hilo de esta nueva capacidad, la compañía cree que podrá experimentar con nuevas herramientas para las unidades de negocio y servicios digitales “con menos esfuerzo y a un precio mucho más competitivo”, resalta.

Simon dispone hoy de una arquitectura y unos sistemas más flexibles que le permitirán dar respuesta a las necesidades que requiere hoy y a futuro, la compañía, de una forma más rápida, escalable y segura.

Digitalización de pedidos con Esker como partner tecnológico

Entre las fases de transformación digital de la compañía, durante el confinamiento se ha podido comprobar la importancia de haber cumplido con la digitalización en la toma de pedidos. De esta forma se ha podido dar respuesta con más agilidad y eficiencia a las peticiones, dudas y necesidades desde el departamento de Servicio de Atención al Cliente de Simon. En su momento se confió en la solución de automatización de pedidos de clientes ofrecida por Esker, compañía especializada en flujos documentales. De la mano de Esker se implementó una solución basada en la nube y en tecnología IA que reconoce formatos y es capaz de leer pedidos desde múltiples fuentes y países. Esker dotó de la tecnología necesaria para automatizar pedidos, minimizar el margen de error provocado por tecleo de datos, así como para obtener una total visibilidad sobre el tráfico entrante por cualquier canal, remarcando la labor realizada en el departamento de Servicio de Atención al Cliente.

El proyecto de implantación constó de dos fases iniciales que permiten seguir trabajando en la integración de otras mejoras; en la primera se realizó la comprobación de la correcta lectura de datos, la creación de modelos para los principales clientes y unas pruebas de integración con SAP hasta conseguir la gestión e integración de pedidos de hasta 1000 líneas. La segunda fase se centró en la identificación del tipo de pedido, en la implementación de un buzón diferenciado por empresa y en el envío de condiciones de precio directamente desde SAP.